Die Verbandsgemeinde Montabaur informiert

Politik im Original. Das verspricht das neue Bürgerinformationssystem, das die Verbandsgemeinde Montabaur am 15. Dezember 2017 freischalten wird. Über die Online-Plattform können Interessierte sämtliche öffentlichen Dokumente rund um die Arbeit der Ortsgemeinderäte, des Stadtrats und des

Verbandsgemeinderats im Original einsehen. Damit werden alle Vorgänge und Entscheidungen transparent und nachvollziehbar.

Das neue Bürgerinformationssystem (BIS) ist ab dem 15. Dezember 2017 über die Homepage der Verbandsgemeinde (VG) Montabaur „vg-montabaur.de“ zu erreichen. Ohne Registrierung können sich die Bürger dort über die Arbeit der lokalen Parlamente und ihrer Ausschüsse informieren. Im System sind für jedes Gremium die Tagesordnung, die Sitzungsvorlagen, die dazugehörigen Anlagen wie Pläne, Gutachten, Schriftverkehr, Konzept-Entwürfe usw. hinterlegt. Ein paar Tage nach der jeweiligen Sitzung kann man dann die Beschlussauszüge zu den einzelnen Punkten nachlesen und außerdem sehen, wer an der Sitzung teilgenommen hat.

Am 15. Dezember wird das Bürgerinformationssystem der VG Montabaur freigeschaltet. Es entstand in der Zusammenarbeit von (v.l.) Projektleiter Martin Wörsdörfer, dem externen Projektcoach Dr. Thomas Ortseifen, Bürgermeister Edmund Schaaf, Geschäftsführer Thomas Franz von More! sowie Büroleiter Reiner Nebgen.

Einzige Ausnahme sind Themen, die in nicht-öffentlicher Sitzung behandelt werden; diese tauchen nur in der Tagesordnung auf und es gibt im Anschluss eine kurze Zusammenfassung des Ergebnisses im Wochenblatt. Die Entscheidung darüber, welches Thema in öffentlicher oder nichtöffentlicher Sitzung behandelt wird, liegt letztlich beim jeweiligen Ortsbürgermeister, der Stadtbürgermeisterin oder dem Bürgermeister der VG. Allerdings sind dabei die Vorgaben der Gemeindeordnung (GemO) § 34 35 zu beachten: „In der Regel werden in den nicht-öffentlichen Sitzungen nur solche Themen behandelt, die aus Gründen des Gemeinwohls vertraulich behandelt werden müssen oder bei denen es um schutzwürdige Interessen Einzelner (Privatpersonen oder Firmen) geht. Das betrifft zumeist Vergabebeschlüsse oder sonstige Verträge, wenn die Vertragsdetails der Vertraulichkeit unterliegen und deshalb nicht in die Öffentlichkeit gehören. Ebenso Personalangelegenheiten“, erläutert VG-Büroleiter Reiner Nebgen die Grenzen zwischen öffentlicher und nichtöffentlicher Sitzung. Die weitaus größte Anzahl der Themen wird allerdings öffentlich behandelt und kann daher auch jederzeit im Bürgerinformationssystem nachgelesen werden. Das System erlaubt es dem Nutzer, über die Recherchefunktionen ausgewählte Themen abzurufen und damit die Entwicklung nachzuvollziehen. „Da wir erst seit dem 1. Januar 2017 die Sitzungen über das Programm „more! Rubin“ abwickeln, ist dies der frühste mögliche Zeitpunkt ab dem die verschiedenen Dokumente im System bereitstehen. Der Aufwand, auch ältere Vorgänge in das System einzupflegen, ist enorm und steht in keiner wirtschaftlichen Relation zum Nutzen“, schränkt der Büroleiter ein

Rund drei Jahre Vorarbeit hat es in der Verwaltung gebraucht bis das Bürgerinformationssystem (BIS) bzw. Ratsinformationssystem (RIS) für die Mandatsträger an den Start gehen konnte. „Wir mussten erst die für uns wichtigen Anforderungen an ein solches System ermitteln.“ berichtet Projektleiter Martin Wörsdörfer von der VG-Verwaltung, der während des gesamten Projekts eng mit dem externen Projektcoach Dr. Thomas Ortseifen zusammengearbeitet hat. Die Anforderungen erfüllte am besten das Programm „more! Rubin“ des Softwarehauses More! aus Selters. „more! Rubin“ wird bereits seit einigen Jahren erfolgreich in den Verbandsgemeinden Selters, Höhr-Grenzhausen und Wirges angewendet, wie der Geschäftsführer Thomas Franz dem Verbandsgemeinderat berichtete. Bevor das System in der Verwaltung zum Januar 2017 an den Start gehen konnte, mussten Mitarbeiter geschult, sämtliche Mandatsträger erfasst und das System den Strukturen der VG Montabaur und deren Verwaltung angepasst werden. „Das war der Hauptteil unserer Projektarbeit“, so Wörsdörfer. Die Testphase für das Ratsinformationssystem verlief über den Sommer mit freiwilligen Ratsmitgliedern. Die rund 600 Mandatsträger aus den 24 Ortsgemeinden, der Stadt Montabaur und der Verbandsgemeinde erhalten derzeit persönliche Zugangsdaten und werden im Umgang mit dem Programm geschult. Sie können nun nicht nur die Unterlagen zu den öffentlichen, sondern auch die zu den nicht-öffentlichen Sitzungen einsehen – jeweils für den Rat oder den Ausschuss, dem sie angehören. Außerdem können die Ratsmitglieder über das System miteinander kommunizieren. Dazu steht Ihnen neben der Programm-Version für den PC auch die App „DiPolis“ für Tablets zur Verfügung. „Wir müssen mit der Zeit gehen. Ein solches System ist heutzutage fast selbstverständlich in der Kommunalpolitik. Es macht unsere Arbeit transparent und Entscheidungen nachvollziehbar“, sagte Bürgermeister Edmund Schaaf in der öffentlichen Sitzung des Verbandsgemeinderates zur Einführung von RIS und BIS. Er bedankte sich bei allen Beteiligten in der Verwaltung und in den Räten, die an der Entwicklung mitgearbeitet haben „Ein echtes Gemeinschaftsprojekt.“